Das Wichtigste im Überblick
- Die Vergütung von Vereinsvorständen erfordert zwingend eine entsprechende Satzungsgrundlage - andernfalls drohen erhebliche rechtliche und steuerliche Konsequenzen bis hin zum Verlust der Gemeinnützigkeit.
- Es gibt drei Wege der Vorstandsvergütung: Aufwendungsersatz, Aufwandsentschädigung (Ehrenamtspauschale) oder echtes Anstellungsverhältnis - mit jeweils unterschiedlichen steuerlichen und rechtlichen Implikationen.
- Die Höhe der Vergütung muss stets angemessen sein und die korrekte Vertragsgestaltung zwischen Verein und Vorstand beachtet besondere formale Anforderungen zur Vermeidung von Interessenkonflikten.
Die rechtlichen Grundlagen für die Vergütung von Vereinsvorständen
Das Bürgerliche Gesetzbuch geht zunächst von einer unentgeltlichen Tätigkeit des Vereinsvorstands aus. Diese gesetzliche Vermutung kann jedoch durch eine entsprechende Regelung in der Vereinssatzung aufgehoben werden. Ohne eine solche Satzungsregelung darf einem Vorstandsmitglied grundsätzlich keine Vergütung gezahlt werden – mit Ausnahme des reinen Aufwendungsersatzes.
Für gemeinnützige Vereine spielt zudem die Abgabenordnung eine entscheidende Rolle. Sie konkretisieren das Gebot der Selbstlosigkeit, wonach keine unverhältnismäßig hohen Vergütungen gezahlt werden dürfen, die dem Gemeinnützigkeitszweck zuwiderlaufen.
Wegweisende Urteile haben die rechtlichen Rahmenbedingungen weiter konkretisiert und verdeutlichen die Notwendigkeit einer rechtssicheren Gestaltung.
Die drei Wege der Vorstandsvergütung im Überblick
1. Aufwendungsersatz: Die Basis-Variante
Bei dieser Form werden dem Vorstandsmitglied lediglich die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. Dies umfasst beispielsweise Fahrtkosten zu Vereinstreffen, Telefonkosten, Porto und Büromaterial sowie sonstige nachgewiesene Auslagen.
Der Aufwendungsersatz kann ohne spezielle Satzungsregelung gezahlt werden und stellt keine Vergütung im eigentlichen Sinne dar. Wichtig ist hierbei die genaue Dokumentation der Ausgaben durch Belege und Quittungen.
2. Aufwandsentschädigung (Ehrenamtspauschale)
Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG ermöglicht eine pauschale steuer- und sozialversicherungsfreie Vergütung von bis zu 840 Euro jährlich (Stand 2025) für ehrenamtliche Tätigkeiten. Diese Form der Vergütung erfordert bereits eine entsprechende Satzungsgrundlage und bietet den Vorteil einer einfachen Handhabung ohne Einzelnachweise.
Die Ehrenamtspauschale stellt sicher, dass die Vergütung in angemessener Höhe erfolgt und ist daher gerade für kleinere Vereine eine praktikable Lösung.
3. Anstellungsverhältnis: Die professionelle Lösung
Für größere Vereine mit umfangreichen Aufgaben kann ein echtes Anstellungsverhältnis mit dem Vorstand sinnvoll sein. Dies setzt zwingend folgende Bedingungen voraus: Eine ausdrückliche Satzungsregelung zur Vergütung, einen schriftlichen Anstellungsvertrag, Regelungen zu Arbeitszeiten, Vergütungshöhe, Urlaub etc., die Angemessenheit der vereinbarten Vergütung sowie die Beachtung der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten.
Die Satzungsregelung: Das Fundament für jede Vorstandsvergütung
Die wichtigste Voraussetzung für eine Vergütung des Vorstands ist die entsprechende Satzungsregelung. Ohne diese darf weder eine Aufwandsentschädigung noch ein Gehalt aus einem Anstellungsverhältnis gezahlt werden.
Eine solche Satzungsklausel könnte beispielsweise lauten: „Die Mitglieder des Vorstandes können für ihre Tätigkeit eine angemessene Vergütung erhalten. Zuständig für den Abschluss, die Änderung und die Beendigung des Vertrages ist die Mitgliederversammlung.“
Die Formulierung sollte eindeutig sein und auch regeln, welches Organ für den Abschluss des Vertrags zuständig ist. Fehlt eine solche Zuständigkeitsregelung, ist nach § 32 Abs. 1 BGB automatisch die Mitgliederversammlung zuständig.
Die Konsequenzen einer fehlenden Satzungsregelung
Der Weg zum rechtssicheren Anstellungsvertrag
Abschluss des Anstellungsvertrags: Formelle Anforderungen beachten
Ist die Satzungsgrundlage geschaffen, muss ein Anstellungsvertrag zwischen Verein und Vorstandsmitglied geschlossen werden. Hier kommt es zu einem rechtlichen Sonderproblem: Da der Vorstand den Verein nach außen vertritt, würde er bei Unterzeichnung seines eigenen Vertrags ein sogenanntes „In-Sich-Geschäft“ vornehmen, was nach § 181 BGB grundsätzlich verboten ist.
Dieses Problem kann auf zwei Wegen gelöst werden: Die Mitgliederversammlung stimmt dem Vorgehen ausdrücklich zu und befreit das Vorstandsmitglied für diesen speziellen Fall von den Beschränkungen des § 181 BGB, oder die Satzung enthält eine Regelung, die solche Rechtsgeschäfte ausdrücklich erlaubt.
Inhaltliche Gestaltung des Anstellungsvertrags
Ein rechtssicherer Anstellungsvertrag sollte folgende Punkte regeln: Konkrete Aufgabenbeschreibung, Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche, Vergütungshöhe und Zahlungsmodalitäten, Nebenleistungen (z.B. Dienstwagen, Versicherungen), Regelungen zur Beendigung des Vertragsverhältnisses sowie eine Klausel zur Verknüpfung von Amt und Anstellung.
Besonders wichtig ist der letzte Punkt: Die Verknüpfung zwischen Vorstandsamt und Anstellungsverhältnis sollte klar geregelt sein, da beide rechtlich zunächst unabhängig voneinander bestehen. Eine empfehlenswerte Formulierung wäre: „Mit der Beendigung des Vorstandsamtes endet auch das Anstellungsverhältnis automatisch, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf. Umgekehrt führt die Beendigung des Anstellungsverhältnisses auch zur Niederlegung des Vorstandsamtes.“
Die Angemessenheit der Vergütung: Ein zentrales Kriterium
Besonders für gemeinnützige Vereine ist die Angemessenheit der Vorstandsvergütung von entscheidender Bedeutung. Nach § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO dürfen keine unverhältnismäßig hohen Vergütungen gezahlt werden, da sonst das Gebot der Selbstlosigkeit verletzt wird.
Als Orientierung für die Angemessenheit können dienen: Vergleichbare Positionen in ähnlichen Vereinen, Tarifverträge des öffentlichen Dienstes, Umfang der Tätigkeit und Qualifikation des Vorstandsmitglieds sowie die finanzielle Leistungsfähigkeit des Vereins.
Die Ehrenamtspauschale in Höhe von 840 Euro jährlich ist in jedem Fall als angemessen anzusehen und bietet daher eine sichere Option.
Beendigung des Anstellungsverhältnisses
Das Ende des Vorstandsamtes führt nicht automatisch zur Beendigung des Anstellungsverhältnisses. Dieses muss gesondert gekündigt werden, wobei die gesetzlichen Kündigungsfristen zu beachten sind. Bei monatlicher Vergütung muss die Kündigung spätestens am 15. des Monats für das Monatsende ausgesprochen werden (§ 621 BGB).
Besonders wichtig ist die klare Kommunikation, ob mit einer Kündigung die Beendigung des Dienstverhältnisses oder die Abberufung aus dem Amt gemeint ist. Um Unklarheiten zu vermeiden, sollte in der Satzung bzw. im Dienstvertrag geregelt werden, dass mit dem Ausscheiden aus dem Amt auch das Dienstverhältnis endet und umgekehrt.
Sozialversicherungspflicht bei Vorstandsvergütungen
Ein häufig übersehener Aspekt ist die Sozialversicherungspflicht bei Vorstandsvergütungen. Auch wenn Vorstände nicht dem Mindestlohngesetz unterliegen, besteht in der Regel eine Sozialversicherungspflicht. Dies gilt insbesondere bei regelmäßigen Zahlungen, die über die Ehrenamtspauschale hinausgehen.
Vereine müssen daher bei vergüteten Vorständen die korrekten Sozialversicherungsbeiträge abführen, eine ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung führen und die steuerlichen Pflichten als Arbeitgeber erfüllen. Die Nichtbeachtung dieser Pflichten kann zu erheblichen Nachforderungen führen.
Unser Beratungsansatz bei HRB Legal
Ganzheitliche Betrachtung statt isolierter Lösungen
Bei HRB Legal setzen wir auf einen ganzheitlichen Beratungsansatz, der die spezifische Situation Ihres Vereins berücksichtigt. Wir analysieren nicht nur die rechtlichen Rahmenbedingungen, sondern auch die steuerlichen und vereinspolitischen Aspekte einer Vorstandsvergütung.
Unsere Erfahrung aus der Begleitung von zahlreichen Vereinen unterschiedlicher Größenordnungen zeigt: Die optimale Lösung hängt stark von der individuellen Situation ab. Die Größe des Vereins, die finanzielle Leistungsfähigkeit, die konkrete Aufgabenstellung des Vorstands und die Vereinskultur spielen eine entscheidende Rolle.
Maßgeschneiderte Vergütungskonzepte für Ihren Verein
Wir entwickeln für Sie ein maßgeschneidertes Vergütungskonzept, das rechtssicher, steuerlich optimiert und zur Größe Ihres Vereins passend ist. Dies umfasst die Prüfung Ihrer bestehenden Satzung auf Vergütungsmöglichkeiten, die Erarbeitung rechtssicherer Satzungsänderungen, die Entwicklung passgenauer Vergütungsordnungen, die Erstellung rechtssicherer Anstellungsverträge, die Begleitung der Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung sowie die Beratung zu steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragen.
Präventive Risikoanalyse und Konfliktmanagement
Besonders wichtig ist uns die präventive Risikoanalyse. Wir identifizieren potenzielle Problemfelder, bevor sie zu ernsthaften Schwierigkeiten werden. Dabei beraten wir Sie auch zu Fragen der Kommunikation gegenüber Ihren Mitgliedern, um Konflikte zu vermeiden und Akzeptanz für die Vergütungslösung zu schaffen.
Unsere Erfahrung zeigt: Die transparente Kommunikation gegenüber den Vereinsmitgliedern ist ein Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Einführung einer Vorstandsvergütung. Wir unterstützen Sie mit Argumentationshilfen und Präsentationsunterlagen für Ihre Mitgliederversammlung.
Wie wir mit Ihnen zusammenarbeiten
Nach der Kontaktaufnahme führen wir ein erstes Beratungsgespräch, um Ihre grundlegende Fragestellung zu klären.
Die eigentliche Beratung beginnt mit einer gründlichen Analyse Ihrer Vereinssatzung und Ihrer aktuellen Vergütungsstruktur. Auf dieser Basis erarbeiten wir ein Rechtsgutachten mit konkreten Handlungsempfehlungen für Ihren individuellen Fall.
Bei Bedarf begleiten wir die Umsetzung durch Erstellung aller erforderlichen Dokumente und Teilnahme an Gremiensitzungen bis hin zur rechtssicheren Implementierung der Vergütungslösung.
Der Weg zur rechtssicheren Vorstandsvergütung
Die Vergütung von Vereinsvorständen ist kein Luxus, sondern oft eine Notwendigkeit, um engagierte und qualifizierte Personen für diese verantwortungsvolle Aufgabe zu gewinnen und zu halten. Mit der richtigen rechtlichen Gestaltung lassen sich die damit verbundenen Risiken minimieren und die Vorteile maximieren.
Entscheidend ist die sorgfältige Planung und Umsetzung unter Beachtung aller rechtlichen und steuerlichen Aspekte. Eine kompetente anwaltliche Beratung ist dabei keine Kostenposition, sondern eine Investition in die Rechtssicherheit und Zukunftsfähigkeit Ihres Vereins.
Häufig gestellte Fragen
Zuständig ist das in der Satzung benannte Organ, bei fehlender Regelung ist gemäß § 32 Abs. 1 BGB die Mitgliederversammlung zuständig.
